Inledning
Många gånger krävs det att man beräknar tidsåtgång för något, vare sig det är att måla sovrummet, planera ett evenemang eller utveckla en avancerad webbplattform. Trots att det kan verka enkelt att uppskatta hur lång tid en uppgift kommer att ta, stöter de flesta på problem när verkligheten inte följer planen. Tidsscheman blir ofta förskjutna, och projekt förlängs, vilket kan leda till frustration, försenade deadlines och ökade kostnader.
Men varför är det egentligen så svårt att göra dessa uppskattningar? Finns det psykologiska, tekniska eller praktiska skäl som försvårar processen? Och vad kan vi göra för att förbättra våra förmågor att beräkna tid på ett mer effektivt sätt? I den här artikeln kommer jag att utforska olika faktorer som påverkar vår tidsuppskattningsförmåga och vilka metoder som kan hjälpa oss att bli bättre på att förutse hur lång tid våra uppgifter faktiskt tar.
Osäkerheter i uppgiften
Om det finns osäkerheter i uppgiften som ska genomföras kan det naturligtvis skapa problem i utförandet av det. Det kan vara oförutsedda händelser som att en teammedlem blir sjuk och inte längre kan genomföra sitt arbete, eller att man inte har all information om uppgiften från början. Ska man till exempel måla sovrummet kanske det uppdagar sig först efter man börjat måla första lagret att man måste använda en grundfärg också. Det innebär inte bara att man måste göra om en del av det redan utförda arbetet, men också att mer arbete måste göras.
Vidare kan det också kopplas till komplexiteten av vad som ska göras. Är det ett stort projekt som ska genomföras, som att måla om alla rummen, byta golv och lister i huset, kan det medföra problem i tidsuppskattningen. Intuitivt borde man kunna använda samma tidsuppskattning för ett rum som till alla rum, men det kanske inte tar hänsyn till att vissa rum har en mer komplex planlösning eller har olika behov.
Psykologiska anledningar
Detta är vad jag kommer lägga mest fokus på, då det många gånger är en väldigt stor del av varför det är svårt att uppskatta tidsåtgången. Det finns ett gäng olika psykologiska förklaringar och anledning till att det är svårt och många av dem är väldigt väl beskrivna i böcker och i forskning. Till exempel finns “Planning Fallacy”, “Conjunctive Events Bias” och “Optimism-bias” (som ligger till grund de tidigare två), för att bara nämna några stycken.
Planning Fallacy
Fenomenet “Planning Fallacy”, som inte har någon översättning till svenska, innebär att individen som uppskattar tidsåtgången visar på en optimism-bias och felaktigt estimerar tiden uppgiften tar. Fenomenet dyker upp oavsett individens kunskap om att liknande uppgifter tidigare också har tagit längre tid än man tänkt. Man missar alltså att ta hänsyn till vetskapen om att uppgiften har, historiskt sätt, tagit längre tid än man tänkt. Vi tar exemplet med att måla om rum i huset igen. Vid en första anblick uppskattar du att det kommer ta en helg att måla om sovrummet, men du är först klar efter en månad. När det är dags för att måla nästa rum har du vetskapen om att förra tåg en månad, men du uppskattar ändå tiden för nästa rum till en helg – för rummet är ju litet! Återigen så är du klar med det andra rummet först efter en månad och såhär fortsätter det med nästa rum. Din hjärna ignorerar kunskapen och historiken med de tidigare rummen och låser sig envist på att det kommer ta dig en helg att måla ett rum.
Conjunctive Events Bias
Till skillnad från “Planning Fallacy”-fenomenet så innebär “Conjunctive Events Bias” att din hjärna associerar två händelser tillsammans med varandra. Din hjärna tänker att om X inträffar så är det också troligt att Y inträffar samtidigt. När man stannar upp och tänker efter så är det ju naturligtvis inte mer troligt att Y inträffar bara för att X gör det, men hjärnan hoppar över logiken och tänker att om händelserna måste inträffa samtidigt, så gör de det. När vi uppskattar tidsåtgång är det just detta som kan sätta käppar i hjulet, att vi är villiga att acceptera saker som inte borde passa ihop för att få det resultat vi är ute efter. När vi vill att sovrummet ska vara färdigmålat i helgen så hoppar vår hjärna över all kritik som inte resulterar i att sovrummet är färdigt i helgen.
Detta är också sant för de plattformar och hemsidor som vi utvecklar. Varje steg i processen av att utveckla plattform eller designa en hemsida har en risk att problem uppstår på något sätt – sjukdomar, tekniska problem eller andra oförutsedda händelser. Med varje steg som adderas i processen så blir den satta deadlinen mindre trolig då det är fler och fler händelser som måste bli klara samtidigt. Men hjärnan vägrar köpa det och vill att vi ska vara felfria och i rätt tid.
Hur kan vi överkomma detta?
Naturligtvis kan man ta höjd för de oförutsedda händelserna genom att ‘bara’ lägga på mer tid och det finns verktyg för att beräkna hur mycket man ska lägga på. Men det tar inte hänsyn till de psykologiska aspekterna för att estimera tid. Däremot, genom att verkligen acceptera det faktum att vi ofta är överoptimistiska och öva på lite pessimism så kan vi förbättra vår tidsestimering. Vi kan också arbeta med att erkänna och acceptera våra antaganden om uppgiften. Genom att använda den historiska data man har på liknande uppgifter kan man också bli bättre på att uppskatta hur lång tid en uppgift tar. Om vi tar exemplet med att måla sovrummet igen så kan vi med historiska data fastställa att det tar en månad att måla om ett rum och inte en helg som vi envist tror. För att förbättra tidsuppfattning för nästa gång är det väldigt viktigt att anteckna det tid som uppgiften tar för att kunna blicka tillbaka nästa gång och avgöra hur lång tid det tog då.
Sammanfattningsvis
Det är svårt att beräkna hur lång tid något ska ta, speciellt om det när något nytt, komplext eller stort projekt. Man fastnar lätt i de olika psykologiska fallgroparna med “Planning Fallacy” eller “Conjunctive Events Bias” som bygger på optimism-bias. Men det finns sätt att ta sig runt dem genom att bland annat acceptera att de finns och faktiskt använda historiska data som finns. Denna artikel syftar inte att redogöra för vår avsaknad av att tidsuppskatta projekt, motsatsen är däremot sann. Vår långa erfarenhet inom att uppskatta projekt gör att vi kan sätta tillförlitliga tidsplaner och budgetramar. Om du har några frågor hur vi estimerar tid eller genomför projekt så kan du kontakta oss eller läsa mer om vår process.
